【バーチャルオフィス⑧】受付と会議室編

【あなたのバーチャルオフィスにはちゃんとした受付はある?】

→そもそもバーチャルオフィスのサービスは法人登記用の住所を貸し出すことや、届いた郵便物を指定住所に転送する事がメインです。近年のIT技術の発達は目覚ましく、オフィスに毎日通勤して仕事をする時代ではなくなってきました。その影響もあり、バーチャルオフィスによるカジュアルな起業をする人もだいぶ増えてきているように感じます。

バーチャルオフィスで起業する方は開業資金に余裕はないけれども信用面を考えて一等地住所を借りたいという目的の方が多いです。しかしその際に重要なのはブランド力のあるバーチャルオフィスであればどこでも良いという視点ではなく、実際にその住所地で商談をする事になった場合に適切か?という部分です。商談以外にも法人口座を開設する際には銀行の審査担当者の方と面談をする事にもなりますし、その際のオフィスの印象は口座開設の可否に大きくかかわってくる事でしょう。

オフィスの印象はどういった部分が大きく寄与するのでしょうか?受付が出てこなかったら少し考えを変える必要があるかもしれません。何故なら受付=会社の顔であり来館者の方が一番最初に目にする場所だからです。受付のスタッフさんが明るい挨拶をしてくれる清掃の行き届いたオフィスと、人のいない雑な造りのオフィスでは比べるまでもありません。

自分が検討しているバーチャルオフィスにはどういった受付があるか確認することは非常に重要です。

・受付はある?

→今やバーチャルオフィスは多種多様な形式で存在しています。通常のオフィス用物件にシェアオフィスやコワーキングスペースサービスを併設している業者もあれば、バーチャルオフィス専業でマンションやアパートの一室に構えているパターンもあります。つまりそもそも受付を用意していないオフィスもあるということです。HP上の情報だけでは分からない部分もあると思いますので、一度見学に行くなどして対策をしましょう。

・スタッフはいる?

→受付があるかどうかに加え、常駐のスタッフがいるのかどうかも確認できると良いと思います。バーチャルオフィスには利用者の方は基本的にオフィスに行かない為、バーチャルオフィスにスタッフがいない場合非常に寂しい印象になってしまいます。加えていきなりあなたが渡した名刺の住所を訪ねて来館者の方がいらっしゃるかもしれません。その際にスタッフがいるかいないかだけで全然違うのはお分かりになると思います。

・郵便物の受け取り体制は?

→利用者宛ての郵便物に対しどんな対応がされるのかも重要なポイントです。特に宅配便や簡易書留(本人限定)といったものがどうなるかを確認しておきましょう。各オフィスによってルールが違うので比較してみても良いですね。


【注目すべき会議室のポイント】

・値段だけで選ぶのはやめよう

→バーチャルオフィスを検討し始めると、ネットで検索するのが基本になってくると思いますが、どうしても目に入ってくるのが月額いくらになるのかという事だと思います。価格帯も非常に様々なパターンで展開されていて迷ってしまう事もあると思います。基本通勤することはないのが前提のバーチャルオフィスなので、最低限のサービスが受けられれば良いという気持ちになっても無理はありません。しかし値段のみを基準とするのも選び方としてはあまり良くないです。

値段を格安に設定→施設維持費がそこまでかからない為価格に転嫁されていない→ちゃんとした設備ではない→会議室も少ない(もしくはない)という考え方も出来てしまいますよね。一番良いのは実際に施設を見学してみる事で、視覚から得られる情報もあることでしょう。それを大切にされると良いと思います。

・その会議室、ちゃんとしてる?

→バーチャルオフィスには一般的な会社と同じくオフィス物件を借りて営業を行っている所もあれば、マンションやアパートに代表される主に住む事を目的とした物件で運営を行っている所もあります。ゲストの方は基本的に通常のオフィスのイメージであなたの会社住所にいらっしゃると思います。なので居住用物件にバーチャルオフィスを借りていた場合事前に理由を説明する必要が生じ、少し手間だと思う場面もあるかも知れません。しかもなかなかビジネス感が出ない事態も十分にあり得るので、その点は十分に留意しましょう。

・利用料金の詳細は?

→利用料金は各バーチャルオフィスによって違うので注意しましょう。決まった時間以上を利用すると割引が入る場合もありますし、使った時間だけ生産する制度もあります。自分はどれくらいの頻度でいつ(平日なのか土日なのか)使いそうなのか、出来れば時間帯まで細かくシミュレーションをしておけると良いと思います。

・会議室のパターンにも注意

→業種、職種によって必要な会議室の種類も変わってくると思います。個人情報を多く扱いそうなら遮蔽型の方が相性が良いでしょうし、そこまで気にする必要がなければ半個室のような所が適しています。完全なオープンスペースという選択肢もありますが、そこまで料金が変わらないような場合にはプライバシーの観点から半個室以上で良いのではないかと思います。

・会議室の透明度(中が見えるかどうか)

→適度にプライバシーが守られた会議室が設置されているかも見てみましょう。例えば女性の起業家の方が初対面の男性と面談する場合などは用心するに越したことはありません。会議室も様々あり、全面ガラス張りのような所もあったりします。自分の気持ちが落ち着く+セキュリティ的に安心という場所が見つかると一番良いですよね。

・備品の充実度

→備品の充実度も大切なポイントです。例えば自分の会社の強みをパワーポイントを使って伝える場面も出てきたらプロジェクターを使うことになるでしょうし、説明をより分かりやすくするツールとしてホワイトボードが必要になりますよね。自分が使うであろう備品を買って用意する必要があるのかオフィスが用意してくれるのかは大事なポイントになってきます。

・オフィスの立地の利便性

→利便性が高くブランド力のある立地になっているのは基本的に都内の駅前になってきます。当然ですがそういった所はアクセスも良いですし、ゲストの方からもあまり手間を掛けずに来ていただけることが多いです。あなたの検討しているバーチャルオフィスがどういった所にあるのかを確認しておきましょう。

・見学の重要性

→ここまで様々な観点で書いてきたのですが、百聞は一見に如かずという言葉の通り、HPだけではイメージが湧かない事もあります。自分が実際にそのオフィスに行き、見学をして感じた事が他の方が抱く印象と似ている事も多いのではないかと思います。気になったオフィスがあれば見学する、をぜひ徹底して頂ければと思います。